Gestión de imprevistos

Cuando nos encontramos a tope de trabajo, con varios proyectos encima de la mesa y multitud de tareas por ser completadas, suele ser el momento propicio para que aparezcan los imprevistos, popularmente conocidos como marrones. Los imprevistos pueden llegar desde varias direcciones, y sólo son verdaderos marrones si su resolución es urgente y obligatoria, más incluso que el resto de los proyectos: un cliente solicitando un favor al que no nos podemos negar, un jefe que desvía sus tareas aguas abajo, un compañero que cae enfermo… Los imprevistos en algunos casos son síntoma de una planificación poco cuidada, pero en otros, como su propio nombre indica, eran prácticamente imposibles de prever.

Ante un imprevisto, un equipo de desarrollo cuenta con cuatro alternativas, que enumeraré en orden desde la más deseable hasta la que debe ser tomada como último recurso.

  1. Elegir a una persona con la formación adecuada que pueda retrasar sus tareas sin impactar en la fecha de entrega. Esta opción es la más deseable porque las tareas que la persona está realizando se encuentran fuera del camino crítico, y por lo tanto su retraso, dentro de un límite -concretamente la holgura de sus tareas asignadas-, no impacta en el trabajo de los compañeros ni en las fechas de entrega.
  2. Retrasar la fecha de entrega. Si no se dispone de recursos para afrontar las tareas que son desviadas por el marrón, y estas tareas ya se encontraban ajustadas de fechas, lo primero que se nos pasa por la cabeza es retrasar el hito. En este caso, por razones obvias, más nos vale disponer de un buen negociador en el equipo para interceder ante el cliente.
  3. Disminuir el alcance del proyecto. Si bueno debe ser el negociador que retrase la fecha de entrega, mejor debe ser el negociador que recorte los objetivos del proyecto. Cuando las tareas asignadas no pueden resolverse en tiempo, es evidente que determinadas funcionalidades y características del producto han de verse recortadas. Una disminución del alcance reducirá con total probabilidad el valor percibido por el cliente y por lo tanto una rebaja en el precio final será prácticamente obligatoria.
  4. Hacer horas extra. En el caso de que las horas extra estén bien pagadas y el equipo esté motivado, es muy posible que ésta no sea ni mucho menos la opción menos deseada para afrontar el imprevisto, pero también es cierto que este caso ideal no siempre se da y que por lo tanto el exigir un esfuerzo adicional del equipo para cumplir con el imprevisto y con el resto de tareas a tiempo y dentro de los objetivos marcados, va a exigir grandes dosis de mano izquierda y motivación por parte de los responsables de la organización.

En realidad el afrontar imprevistos es muy común en el mundo del desarrollo de software, y rara vez no se resuelven recurriendo al uso de horas extra. Que esos esfuerzos extraordinarios sean ocasionales entra dentro de lo perfectamente normal. El problema viene cuando se convierten en una práctica habitual.